每年的6月9日是“国际档案日”。档案具有留史、资政、育人的作用，对一个公司的重要性不言而喻，特别是对于东方集团拥有40余年跨越式发展不凡历程的企业集团，档案既是集团历史的“见证者”，也是联接集团过往、当下和未来的重要纽带，更是集团宝贵的不可再生的重要信息资源，为经营决策提供依据和参考。

近年来，在集团领导的深切关怀下，集团档案管理工作标准化、规范化建设不断迈上新水平，但因集团产业涉猎广、各板块业务独立且差异较大，以及档案管理人员流动等原因，各分子公司的档案管理水平还有很大的提升空间。加之自年初开始持续至今的疫情影响，本就处于工作流程“末端”的档案管理工作该如何提升呢？基于此，提出六点建议。

| 勇于担当，提高档案管理部门的履职能力

档案作为公司经营管理各方面情况的真实记录，关乎各部门业务的发展。档案管理是不可忽视的基础性工作，也是公司的重要义务，而不仅仅是档案部门的职责。各公司要为档案管理部门履行档案职能提供条件，支持其开展档案管理各项业务工作，将文件形成、积累和归档要求纳入各部门和有关人员岗位职责。

| 组建队伍，完善档案组织架构及岗位职能

事在“人”为。没有档案组织架构的档案管理则“无米难为炊”。各公司应组建专项的档案管理组织架构：一，由公司负责人或主管领导担任档案管理工作第一责任人，统筹规划公司档案工作的发展方向及目标；二，公司档案管理部门或兼职部门负责人和档案管理员负责本级公司及下属公司（如有）档案管理、指导、监督工作，组织并联合各部门兼职档案员、人事档案和会计档案等各专项档案管理员，做好部门内部收集、归档移交、档案整理、档案保管等各项档案业务工作，以支撑档案工作体系的正常运行。

| 积极融入，归档工作纳入公司管理和运营各项工作流程

档案处在公司各项工作的“末端”，前期各项工作收尾后，档案的归档环节方才启动。针对这一特性，如果未能在各项工作前期提前介入、提前谋划，档案工作势必处于被动、滞后的劣势。因此，各公司要高瞻远瞩，把档案工作与公司各项业务工作同规划、同部署、同落实，将各种载体、各类文件材料的形成及积累与公司各部门的项目管理、工程验收、文件管理、印章审批、工作汇报、会议、考核等流程结合起来，把档案归档工作作为上述流程的终止节点，建立并捋顺从“建档—积累—归档”的档案归档流程，在实际工作中严格执行，档案管理将能有效扩大覆盖广度及深度。

| 协调资源，积极改善档案硬件条件

各公司应加强档案的安全防护意识，积极争取资源，使公司档案处于防盗、防火、防潮、防光、防高温、防尘、防鼠虫等有利条件下。已建立档案室的公司还应经常开展档案安全自查，及时发现和排除隐患，堵塞漏洞。

| 坚守本职，做好档案保密工作

档案从业人员作为公司档案的直接管理者，密切接触公司各项重要文件，最根本的是坚守本职，忠诚于公司。“身处故纸堆，心中有宗旨”，始终把公司利益放在最高位置，以高度的政治自觉和强烈的责任心、事业心投身到档案工作中来。

| 主动沟通，加大档案收集力度

作为档案从业者，应积极关注公司的经营动态，特别留意各部门重点工作、重大活动、重大项目、重大工程，做到“应归尽归、应收尽收”。各部门兼职档案员是最为熟悉本部门业务的人，应全力配合公司档案员，凡是应归档的文件材料，要收集齐全并积极向本公司档案机构移交。

加强企业档案管理体系建设，细化档案管理的关键具体环节，使档案管理更加标准化、规范化，真正为企业发展服务。

文 / 集团行政部