系统项目组

集团OA项目建设克服困难勇攀高峰

2014年9月21日，这是上线前的最后一个周日，东方集团北京总部OA项目组办公室，阵阵敲击键盘的声音和偶尔沟通探讨的声音不时传出，更多的时候，每个人都埋头在电脑前处理着自己的事情……这种场景在东方集团已经持续了近5个月，他们就是忙碌而快乐的东方集团OA项目工作组成员。

从5月份至今，他们在这个办公室一直忙碌着，加班、熬夜已成常态，而眼前这套自己亲手打造的OA系统平台，总是能抚平他们的疲惫。

要思路，要方法，更要执行

从集团OA项目组的团队成员的组成，就能够感受到这将是一个大手笔。从项目组成立之日起，在集团张主席提出的“创新升级的智慧与行动”指引下，项目组团队就开始了全程的协调与实施工作。为了更清楚集团分子公司和各部门的需求，更好地协调、调研和沟通，项目组选择了对各部门业务和流程比较熟悉的骨干成员，作为系统的关键用户加入到项目组团队，由他们在项目组与各业务部门之间架起一座桥梁，需求调研工作也因此得以顺利开展，并且将实施过程中由于需求的变更而产生的风险降到了最低。

知识转移是系统实施的一个重要目标。项目组的目标是，不管是集团公司还是子公司，都能有一个OA系统的专家，这个责任责无旁贷地落到了各位系统管理员身上。在几个月的实施工作中，项目组成员承担起了调研、搭建流程和测试等工作，对OA系统平台做到了愿用、会用、用得熟练、用得合理，真正能够担当起系统的日常维护以及满足日后各部门业务流程变更需求。

克服困难——移除三座大山

第一座大山：集团23个机构450条流程的搭建、测试。

集团23个组织机构共梳理出人力资源、行政类流程450余条，经过梳理最终合并为280条流程。按照常规项目实施来看，280条流程应按组织机构分批次上线，然而在时间紧、任务急的前提下，项目组拿出了拼命三郎的精神，立志在规定上线日期前完成全部流程的搭建和测试。为了按期、按质完成任务，项目组最高峰时段有20人左右的团队连续加班加点奋战7天，最终在上线前完成了流程的搭建和测试工作。

第二座大山：OA门户的整体视觉与集团企业文化相一致。

如何有效地在OA平台展现集团的企业文化和核心价值观是摆在项目组眼前的第二座大山。集团项目组联合企划宣传部、设计中心不断探讨、确认设计稿，为了保证进度及质量自行修改页面，经过无数个日夜的加班改制，最终达成了领导、项目组“双满意”的OA视觉界面。

第三座大山：门户页面、公文打印模版二次开发。

由于OA系统无法完全满足集团对于门户界面和公文打印模版的更高需求，需要二次开发，这又成为了项目组的第三座大山。

设计稿如何落地在OA系统中，这成为了第一个难题。厂商北京团队对于页面级技术力量有限，如果放到上海开发，不仅会产生额外费用，而且开发周期较长，还会由于异地沟通导致偏差。在这样的背景下，集团项目组主动请缨，克服各种技术困难，最终把设计稿完整地落地到OA系统中。

第二个难题是公文审批单打印的问题。首先由于是跨公司流转，各层级审批意见较多，其次是如果全部按顺序罗列在打印模版中会无比杂乱，当务之急是按照审批层级，按公司倒序呈现审批意见。项目组针对这一问题召开多次专题会议，反复探讨研究，最终在泛微上海总部的配合下，经过三周的研发，攻克了这个技术难题。

攻克技术难关——计划考核、自建邮件系统入驻OA门户

项目组始终把OA作为业务整合平台。对于员工而言，OA无形中就成了他们的“大门户”，通过协同OA信息门户加以聚合展现，简化了员工的操作、优化了组织流程。然而实现这个目标却不那么容易。项目组在一没有技术支持，二没有开发文档的前提下，经过二周的自主开发，最终成功实现了OA系统与计划考核管理系统、自建邮箱系统的单点登录整合，从而进一步把OA系统建设成为提升组织运营效率的一个窗口和门户。

移动办公——让信息飞一会儿

移动办公模块是本次全新OA系统升级中重要的亮点。项目组根据系统在PC端建设完成的内容同步推送到手机移动端，共计9项内容：新闻、公告、通讯录、会议、我的发起、待办、已办、办结、日程。覆盖范围直至集团组织机构末端，真正意义上实现了集团信息化全覆盖。

协同矩阵——以流程为引擎，以知识为容器

业务流程借助协同OA平台实现了落地，使得工作效率大幅提升，业务经验得以快速积累。以跨公司公文流转流程为例，从发起到流转，审批到归档，整个过程中涉及的审批路径、意见、文档都能够同时进行管理和分级、分权地查阅，同时包括流程所涉及到的正文附件、报批摘要以及各层级的签字意见。实现了文件流转、文件共享、文件审批、文件查阅四大要素的矩阵协同。

总之，在集团OA项目建设过程中，充满了东方人的探求热情和快乐工作的愉悦状态，这也是项目得以迅速完成和顺利上线的重要保证。在这么短的时间内完成这样一套协同办公系统，任务虽然非常艰巨，但是我们做到了。靠的就是实干、协作、坚持。集团的高层、各关联部门和我们的团队，通过OA系统研发实施，在创新升级的智慧与行动中创造了奇迹!              

 细节决定成败

金秋是一个收获的季节。在2014年7月计划与考核管理系统上线后，集团又相继上线了OA协同办公系统与自建邮件系统。三大系统的上线标志着集团信息化的大幕已经拉开。

计划与考核管理系统调研阶段，项目组同集团经营、财务和人力等部门经过反复研究、讨论，初步确定计划编制表、计划执行跟踪表和计划考核表的表样，然后落地到系统中。随着系统建设的推进，大家发现有些表样不能满足业务需求，同时又有了一些新的业务需求。针对这种情况，项目组同各业务部门马上开始加班加点进行再讨论、再确认，反反复复经过几轮的修改，最终确定了表样方案。

万丈高楼平地起，计划与考核管理系统的地基已经夯实，接下来就是搭建这座大厦。计划与考核管理系统的核心需求是把数据从“计划编制”推送到“计划执行跟踪”，然后再把数据从“计划执行跟踪”推送到“计划考核”。推送的数据包括两种类型，一是经营计划、财务计划中的数据型数据，二是重点工作计划的文本型数据，这既是系统的核心，也是系统的难点。把数据型数据流和文本型数据流结合起来突破性地体现在同一软件系统中，这在国内也是首例。付出终于得到了回报，最终的解决方案经过项目组和业务部门的验证，已经满足了业务需求。最后，由项目组把研究成果在系统中完美落地。这次，大家凭借着“刚韧、无畏、探求、超越”的东方精神，超越了传统，实现了“原创”。

在收获喜悦的同时，我们收获了东方人“细节决定成败”的敬业精神。集团计划与考核管理系统、集团OA协同办公系统采用的都是第三方的软件产品，两款产品的门户界面色调、图片等均不能很好的体现集团特色。为此，集团设计部针对门户界面的每一张图片、每一个控件都进行了调整，然后再同大家反复商讨，最终确定了界面方案。集团OA协同办公系统在搭建好流程后，集团的人力资源部、行政部针对每一个流程的每一种场景都进行了详细测试，小到工作流节点上的字段名称、录入方式，大到工作流节点的审批者和出口条件等，当天发现的问题当天解决，对于遗留问题继续跟踪，一旦问题被解决，则马上进行验证。正是这种追求细节的精神，给予了OA系统上线以极大的保证。集团员工可以通过点击OA系统门户模块上的计划考核门户、邮件门户和集团官网，直接访问各个计划与考核管理系统、邮件系统和集团网站，单点登录大大增加了系统的易用性。三个分离的系统集成到相互关联、统一和协调的系统中，形成了一个完整可靠和有效的整体，使之彼此协调工作，不仅使资源达到了充分共享，而且还实现了集中、高效和便利的管理。这样注重细节的例子在集团信息化建设过程中举不胜举。信息化系统的成功上线离不开大家对细节的完美追求。

以信息化为平台的人力资源管理创新

随着东方集团OA系统平台于2014年9月的统一上线，集团人力资源管理创新也通过信息化手段完成继2013年制度化后的又一个跳跃。人力资源部将人力资源管理制度、流程、权限内置到OA系统平台中,不仅仅促进了第一期OA上线的22个公司主体的人力资源管理的业务规范化、流程标准化、管理透明化及高效实时化，更提升了东方集团总部对集团人力资源信息共享及流程管控能力。

OA系统人力资源相关内容介绍

第一期上线的OA系统人力资源相关内容包括：人力资源管理流程、人力共享中心两个部分，介绍如下：

（一）人力资源流程

本期OA系统上线的人力资源流程包括八大类，共计18条流程。流程内容涉及到员工入职管理、调动管理、晋升管理、转正管理、离职管理、劳动合同管理、考勤管理、培训管理等，覆盖了人力资源管理基础工作的大部分审批流程。

（二）人力共享中心

人力共享中心包括组织架构查询及员工信息的共享。管理者及员工能更及时、全面地了解全集团组织架构、员工的异动及员工的基本信息。

OA系统人力资源上线范围介绍

根据信息部统一规划，东方集团共有22个公司主体上线了OA系统人力资源管理的相关模块。自2014年7月起，集团人力资源总部以OA系统人力资源管理信息化契机，安排上线主体各自梳理人力资源相关流程、管理权限及应用表单，共收集到22个公司主体的共计422条人力资源管理流程，并提出了修改建议。

人力资源管理信息化的展望

在今后的工作中，集团人力资源部将利用OA系统的平台，在优化及补充现有人力资源的管理流程的同时，进一步在人力资源管理创新与信息化融合方面进行思考与实践。同时，在管理系统的标准化及组织管理灵活性的融合方面进行更深入的思考，以信息化为平台，因地制宜，为推动有东方特色的人力资源管理创新而努力。

OA系统建设实现集团行政管理信息化

工作流程自动化

文件管理模块为用户提供更为多样、实用的文件审批流程，用户可根据发文方向及审批范围的不同灵活选择。流程覆盖范围广，大到重大经营决策判断，小到日常琐碎事务处理，即全面服务于公司各项业务文件的审批，又可用来解决公司管理措施的上传及下达，如业务情况汇报、项目进展、设备采购申请、合同审批等。其中，用于公司内部协调审批的流程有“部门级”、“跨部门”、“跨公司”流程，用于对外报送重要文件的“红头文件”流程，和报送一般简易文件的“一般对外文件”流程。

文件流程延续了信息系统的高效性特点，并遵从管理制度及管理权限的规范要求，同时兼顾实际应用灵活性的考虑，有效实现了多机构、多层级、跨地域协调办公，使决策过程清晰、透明，是公司集团化管理的有力工具。

此外，印章使用申请、档案借阅也纳入OA系统办公流程中，实现印章借用、文件盖章、档案借阅的使用需求。

文档管理信息化

“知识共享中心”是用户获取公司资讯的主要途径，包含“集团门户”、“制度中心”、“部门知识门户”及“会议文件”四部分，用户可通过“新建知识”上传相关文档，也可随时查看、查询权限范围内的信息。其中“集团门户”主要用于发布集团各项通知、通告、企业文化活动。“制度中心”用于发布审批同意的各项规章制度、管理审批权限表及常用文档、表单。“部门知识库”是部门员工提供自主学习的通道，用于上传部门自用的培训资料、部门通知等，有益于强化规范的工作流程的传承与衔接，切实发挥和巩固“传”、“帮”、“代”的培训成效。此外，用户可通过“会议文件”上传会议资料和下发会议纪要，是进行会议文件管理、会议结果反馈和会后继续追踪的得力助手。

自助办公高效化

会议管理模块主要用于会议召集和参会信息的反馈。会议召集人可通过“新建会议”下发会议通知，并可选择相应的会议服务项目；参会人员则可通过流程直接反馈参会信息，亦可根据需要自行点击“待开会议”、“已开会议”、“查询会议”查看、规划会议日程。

自助办公模块为用户提供“办公用品申领”、“差旅预定”、“员工卡申请”和“名片申请”的线上服务。其中办公用品申领流程，用于每月员工申请办公用品；差旅预定流程，用于员工出差事项审批和相应票务（机票）的预定。